Hydrotherapie Utrecht
Datum: 6 september 2023, Utrecht
Introductie: Wat is de AVG?
Op 25 mei 2018 treedt de nieuwe wet Algemene Verordening Gegevensbescherming / General Data Protection Regulation (AVG/GDPR) in werking. Omdat Nederland deel is van de EU en er op Europees niveau een nieuwe standaard is gekomen, is dit van invloed op de Nederlandse wetgeving omtrent privacy. Het doel van de nieuwe AVG wet is om de privacy van burgers te beschermen ook in de huidige tijd waarin de risico’s op het lekken van persoonlijke gegevens veel groter is geworden sinds de komst van het internet. De wet is er dus voor om te voorkomen dat er (commercieel) misbruik gemaakt wordt van persoonsgegevens. Onder andere een naam, emailadres, huisadres en bankgegevens, zijn persoonsgegevens.
Bij Hydrotherapie Utrecht wordt om jouw persoonsgegevens gevraagd wanneer je je aanmeldt voor onze lessen, wanneer je je aanmeldt voor onze nieuwsbrief via de website, via facebook, instagram of met een link, en als je een abonnement aanschaft.
Deze privacyverklaring is ervoor bedoeld om je op de hoogte te brengen wat er met jouw persoonsgegevens gebeurt nadat je je hebt aangemeld bij ons, of iets hebt gekocht. In onze privacyverklaring vertellen we je welke persoonlijke gegevens we verzamelen, waarom we dit doen en hoe dit gebeurt, maar ook wie er toegang heeft tot jouw gegevens. Bovendien vertellen we je hierin hoe we maatregelen nemen om misbruik van je gegevens te voorkomen en hoe lang we de gegevens bewaren.
Waarom hebben we persoonsgegevens van jou als klant nodig?
Als fysiotherapeut, docent, coach en hydrotherapeut, hebben we specifieke persoonsgegevens (zoals uw naam, mailadres, bankgegevens en eventueel uw telefoonnummer) nodig om u als klant les te kunnen geven. Mede om met u in contact te kunnen komen als er een les niet doorgaat, we het schema wijzigen of er iets mis is met uw abonnement. Bovendien kunt u bij ons uitsluitend via SEPA (automatische incasso) betalen, wat betekent dat we via het onze bank en betaalsysteem ‘Moneybird’ automatisch uw bankgegevens en adres ontvangen om de betalingen te kunnen registreren en facturen te kunnen opmaken.
Bovendien worden facturen, betalingen en klantgegevens maandelijks ingevoerd in het boekhoudsysteem ‘Moneybird’ wat het mogelijk maakt voor ons om aan de administratieve vereisten te voldoen die de Nederlandse wetgeving en de Belastingdienst aan ons stelt v.w.b de BTW-aangifte te doen en het laten opstellen van de jaarrekening door onze boekhouder.
Maar ook informatie over bijvoorbeeld fysieke problemen of andere gezondheidsklachten kunnen belangrijk zijn voor onze docenten en therapeuten en maakt het mogelijk om ons werk goed te kunnen doen en om u als klant veilig te houden in de lessen.
Welke gegevens bewaren we?
De (persoons)gegevens die we opslaan kunnen zijn:
• Voornaam & achternaam;
• telefoonnummer; (optioneel)
• email-adres;
• Bij online betalingen:
• adres, postcode en woonplaats
• IBAN (voor SEPA-incasso en online betalingen)
• gekocht(e) product(en);
• factuur en betaaldatum;
• start- en einddatum van abonnement, strippenkaart of les
• Geanonimiseerde versie van je IP-adres (het laatste octet is verwijderd voordat het wordt opgeslagen).
Gezondheid
Voor een zo goed mogelijke en volledige hydrotherapie op maat, is het nodig om informatie te krijgen over uw gezondheid en fysieke gezondheidsklachten. Deze informatie is ook belangrijk voor onze therapeuten en docenten. Als we weten welke klachten u heeft, maakt dit het mogelijk om ons werk goed te kunnen uitvoeren en om u als klant veilig te houden in de lessen. Met deze persoonlijke informatie gaan we altijd vertrouwelijk om en wordt nooit gedeeld met partijen buiten Hydrotherapie Utrecht. Bovendien bent u nooit verplicht gezondheidsklachten te delen met ons en heeft u alle recht om deze voor u te houden. Maar, om u de juiste oefeningen te kunnen geven en rekening met u te kunnen houden, raden we het aan om uw hydrotherapeut e/o docent wel op de hoogte te stellen van uw klachten.
Hydrotherapie Utrecht Nieuwsbrief
Maandelijks versturen we een nieuwsbrief naar geïnteresseerden om hen op de hoogte te houden van acties, nieuwe lessen, wijzigingen in het schema en activiteiten. Binnen de AVG is het verzenden van commerciële e-mails alleen toegestaan naar contacten waar wij als Hydrotherapie Utrecht óf expliciet toestemming van hebben gekregen (door u bewust aan te melden voor de nieuwsbrief via de website of link in de mail) óf waar we een betaalrelatie mee hebben: u volgt dus lessen of activiteiten bij ons (of u heeft lessen gevolgd) en u heeft ons hiervoor betaald.
Aanmelden voor de Nieuwsbrief
Op de homepage vind u een (opt-in) formulier waarmee u zichzelf kunt aanmelden voor de Hydrotherapie Utrecht nieuwsbrief. Er wordt in het formulier gevraagd om je voornaam, je achternaam en je e-mailadres. Het e-mailadres wordt gebruikt om de bevestiging van de aanmelding te versturen en we vragen dit nogmaals te bevestigen, en vervolgens om maandelijks de nieuwsbrief te verzenden en bij uitzondering een extra informatiemail te kunnen sturen als het rooster plotseling verandert bijvoorbeeld. uw voor- en achternaam worden gebruikt om de nieuwsbrief te personaliseren. U kunt zich altijd afmelden voor de nieuwsbrief via de link onderaan de nieuwsbrief, of met een mail naar info@hydrotherapieutrecht.nl.
Versleutelde verzending
De gegevens die u in het nieuwsbriefformulier op de homepagina van onze website invult worden versleuteld verzonden naar de website van Mail Chimp en Laposta waar u wordt toegevoegd aan de mailinglijst van deze specifieke nieuwsbrief, zodat we je de nieuwsbrief kunnen toesturen.
De websites van zowel Mail Chimp en Laposta zijn beveiligd met een zogenaamd ‘SSL-certificaat’ zodat gegevens veilig kunnen worden ingevuld. Of deze naar behoren werkt kun je zien aan het groene slotje voor de URL in je browser. Je ziet daar ook in het groen het woord ‘Veilig’ staan.
Gebruik van uw persoonsgegevens.
De persoonsgegevens die u invult bij de aanmelding voor lessen bij Hydrotherapie Utrecht worden gebruikt voor de volgende doeleinden: het aanmaken van een eigen dossier, om in contact met u te kunnen komen als dat nodig is, om een eerste welkomstmail te sturen met belangrijke informatie over de lessen en de locatie, om maandelijks onze nieuwsbrief toe te sturen en om te voldoen aan de administratie-eisen die de Nederlandse belastingdienst aan ons stelt.
Wat van groot belang is om te weten voor u als klant is dat we verklaren dat elke vorm van doorverkoop of beschikbaarstelling van onze klantgegevens voor commerciële, statistische of wetenschappelijke doeleinden aan derden onvoorwaardelijk is uitgesloten en elk verzoek van derden om gericht aanbiedingen te doen aan onze klanten, onvoorwaardelijk wordt afgewezen. Bovendien worden u gegevens nooit doorgegeven aan (commerciële) derde partijen anders dan Mail Chimp, Laposta of Moneybird, noch voor een ander doel dan het mogelijk maken van online betalingen en het bijhouden van de financiële administratie van Hydrotherapie Utrecht
Opslag van persoonsgegevens.
Na uw aanmelding slaan we uw naam en e-mailadres op in een met een wachtwoord beveiligd Excel-bestand op een lokale en met een wachtwoord beveiligde computer zodat we je snel kunnen vinden en mee kunnen nemen in de nieuwsbrief. Op verzoek kunnen we uw gegevens uit deze lijst verwijderen.
Na het beëindigen van uw abonnement kunnen we op verzoek en op ieder gewenst moment uw account/dossier verwijderen en de gegevens van onze mailserver en uit lokale administratie verwijderen. Het account wordt uiterlijk 12 maanden na het beëindigen van uw abonnement automatisch verwijderd en persoonsgegevens worden dan uit onze lokale administratie gewist.
De volgende gegevens worden niet gewist: de facturen die aan u als klant zijn verstrekt voor het volgen van lessen of de aankoop van onze producten of diensten en de persoonsgegevens die daarop staan. Deze facturen moeten van rechtswege voor mogelijke controles van de Belastingdienst, 7 jaar bewaard blijven.
Het aanmeldformulier voor onze nieuwsbrief is gemaakt met behulp van een Mail Chimp/ Laposta plugin. uw naam en mailadres worden opgeslagen in de database van de beveiligde website van Mail Chimp/ Laposta en komen te staan in een online lijst die alleen bevoegde medewerkers van Hydrotherapie Utrecht kunnen inzien.
Je persoonsgegevens inzien
U mag op ieder moment uw gegevens inzien zoals deze in uw dossier zijn opgeslagen. De nodige wijzigingen geeft u door aan ons per mail info@hydrotherapieutrecht.nl
Na het beëindigen van uw abonnement kunnen we op verzoek en op ieder gewenst moment uw account/dossier verwijderen en uw gegevens van onze mailserver en uit lokale administratie verwijderen. Bovendien kunt u zelf ieder gewenst moment uitschrijven uit onze nieuwsbrief via de link onderaan de nieuwsbrief of door ons te mailen met dit verzoek.
Personen die jouw gegevens kunnen inzien
De personen die de persoonsgegevens van onze klanten (te weten naam, e-mailadres en als u het hebt ingevuld, telefoonnummer) kunnen inzien zijn Marleen Broekhuizen en Ron Perdon (eigenaren VOF Hydrotherapie Utrecht en de medewerkers, docenten, therapeuten en trainers van Hydrotherapie Utrecht. Door als docenten toegang te hebben tot uw naam, mailadres en evt. telefoonnummer, kunnen we zien wie er in onze lessen zijn ingeschreven en kunnen we u bereiken als een les onverhoeds geannuleerd wordt.
Marleen Broekhuizen, Ron Perdon, administratief- en Marketingmedewerker die de marketing verzorgt en de nieuwsbrieven maakt, heeft toegang tot de mail-lijsten in Mail Chimp die uitsluitend namen en e-mailadressen bevatten.
Bovendien heeft onze accountant toegang tot ons boekhoudsysteem Moneybird en kunnen de namen, e-mailadressen, adres- en betaalgegevens, facturen en gekochte producten van onze klanten inzien om zo financiële controles te kunnen uitvoeren.
Inzage in administratie
Bepaalde en organisaties zoals de belastingdienst of de politie kunnen een wettig verzoek doen tot inzage in onze administratie voor een controle van de boekhouding.
Partners waarmee we werken
Boekhouding: Moneybird
Voor onze financiële boekhouding maakt Hydrotherapie Utrecht gebruik van het online boekhoudapplicatie ‘moneybird’. De volgende persoonsgegevens van onze betalende klanten worden ieder maand in Moneybird ingevoerd: naw-gegevens van onze klanten, gekocht product(en), factuurgegevens en de betaaldatum. Het doel van deze gegevensinvoer is als volgt:
- het als bedrijf kunnen voldoen aan de administratieve eisen van de belastingdienst.
- het als bedrijf kunnen opstellen van rapportages zoals de aangifte omzetbelasting, en het opmaken van de verlies- en winstrekening en de balans.
Hoe Moneybird omgaat met je privacy en de bescherming van uw persoonsgegevens die wij in Moneybird invoeren, vermeldt Moneybird in hun eigen privacyverklaring. Wat van groot belang is voor u als klant is dat Moneybird verklaart geen bewerking en/of analyse uit te voeren van de gegevens zonder instemming en medeweten en niet buiten het zicht van ons als gebruiker van Moneybird om, en alle data van Hydrotherapie Utrecht dient alleen ten behoeve van onze eigen administratie alsook van de administratie van Moneybird om ons correct te kunnen factureren.
De Moneybird applicatie wordt gehost op eigen servers in een beveiligd Nederlands datacenter en er geen gebruik gemaakt wordt van buitenlandse proprietaire cloud-software en/of opslag om elke vorm van (heimelijke) inzage door (buitenlandse) overheden en/of grote softwarebedrijven te voorkomen.
Wijzigingen in onze PrivacyVerklaring
Wanneer er wijzigingen optreden in deze privacyverklaring stellen we u hiervan via de mail op de hoogte. De meest recente versie is ten alle tijde te vinden op de website, in de footer en onder ‘Over ons’.
Voor resterende vragen, opmerkingen of het inzien van de gegevens die we van u hebben opgeslagen kunt u contact opnemen met Hydrotherapie Utrecht
Telefoon:
Mail: info@hydrotherapieutrecht.nl
Website: www.hydrotherapieutrecht.nl